بنابراين مي‌توان گفت مديريت زمان در گام اول يك فعاليت ذهني در جهت خودآگاهي نسبت به زمان و در گام دوم کسب قدرت و مهارت لازم برای تسخیر زمان عینی به منظور تغییر شرایط بیرونی است. زمان از جمله نعمت‌های گران‌بهایی است که نیازمند برنامه ریزی دقیق می‌باشد. این امر ملاحظاتی را می‌طلبد و افرادی که قصد دارند وقت خود را برای انجام امور متنوع زندگی سازماندهی کنند، باید به چند نکته اساسی توجه نمایند:
۱- توجه به مفهوم فرا طلایی زمان
۲- از بین بردن عوامل مخرب زمان
۳- تقسیم‌بندی و تفکیک زمان
۴- هدف گذاری امور زندگی
۵- سازماندهی فعالیت‌ها و برنامه های زندگی
۶- عزم و اراده برای اجرای برنامه ها
به طور کلی تدابیری برای کنترل بهینه زمان وجود دارد که با به‌کار بستن آن‌ها می‌توان عوامل هدر دهنده را تحت کنترل خود درآورده، موجب بهره‌برداری هر چه بیشتر از زمان شد. این تدابیر عبارتند از:
۱- ماشینی کردن سیستم‌ها
ماشینی کردن در بخش‌های خدمات فنی و عمومی کارکرد‌های عمده‌ای دارد. با مرور زمان بر حجم و نوع فعالیت‌ها افزوده می‌شود، لذا کنترل این امور به روش دستی بسیار وقت‌گیر و طاقت‌فرسا است. ماشینی کردن و رعایت اصول مکانیزه در بسیاری از امور می‌تواند مدد‌کار بوده، میزان زیادی از وقت آن‌ها را جهت رسیدگی به امور تخصصی‌تر ذخیره کند. اما الکترونیکی کردن هم بایست همراه با شرایطی باشد که در صورت تحقق آن‌ها، هدف مورد نظر به انجام رسد. شرط اول این‌که هر سیستم تازه‌ای به عنوان مکمل، به آموزش نیاز دارد.
۲- جلسات
جلسات وکمیته‌های کاری جز برنامه های مدیریتی است که با هدف بهره‌دهی و بهره‌وری تشکیل می‌گردد. اما نادیده گرفتن برخی از عوامل باعث می‌شود که تشکیل جلسات به عنوان یکی از عوامل اتلاف وقت شناخته شوند. در عین حال برای ایجاد وضعیتی که جلسات نیز تا حد امکان کارآمد و کارا برگزار شوند ترفند‌هایی وجود دارد:
الف) تیم‌های جلساتی مشخص بوده و حتی المقدور در زمینه تخصص برگزار شود.
ب) جلسات از پیش برنامه ریزی شده و موضوع آن مشخص شود.
ج) افراد تیم را بایست پیشاپیش از صورت‌جلسه مطلع ساخت.
د) جلسات در زمان معین آغاز شده و پایان پذیرد
ه) بر موارد صورت‌جلسه متمرکز شده و اهداف، کاملا در نظر گرفته شود.
و) زمان و موضوع جلسه بعد مشخص شده و یادداشت گردد.
۳- تفویض وظایف
مدیران می‌توانند بسیاری از امور خود را به زیر‌دستان یا افراد ماهر دیگر انتقال دهند یا حتی با آموزش دیگران و واگذاری برخی از امور به دیگران، فرصت بیشتری برای انجام فعالیت‌های حرفه‌ای داشته باشند. این انتقال وظایف منفعتی دوسویه هم برای مدیر و هم برای زیر دستان به دنبال دارد. به این نحو با درگیر کردن اعضای زیر‌دست در امور و انتقال مهارت‌هایشان به ایشان ظرفیت‌های کاری آنان را افزایش داده و از سوی دیگر مدیر مجال می‌یابد تا به اواویت‌های بالاتر رسیدگی کرده و بهره‌دهی سازمان را افزایش دهد.
۴- آموزش مداوم
همگام با تمام تغییرات، باید به دانسته‌های خود بیافزایند گام به گام با تحولات روز پیش روند و خود نیز اشاعه دهنده اطلات باشند.
۵- اولویت‌بندی امور
تکالیف، دستورالعمل‌هایی هستند که اهداف بلند مدت و کوتاه مدت مسئولین را مشخص می‌کنند. این اساس‌نامه جزء اصلی مدیریت زمان نیز بوده که دید وسیعی از امور را به‌دست می‌دهد تا اشخاص اولویت‌های خویش را انتخاب کرده،آن‌ها را به ذهن سپرده و در موردشان برنامه ریزی کنند و در پایان آن چیزی را انجام دهند که بیشترین اهمیت را دارد. استیفن کاوی در کتاب خود ماتریسی در چهار مربع را برای دسته بندی کارهای روزانه ارائه می‌دهد:
ویژگی هر یک از مربع‌ها به شرح زیر است:
مربع ۱
این مربع امور فوری امور فوری و مهم را تحت پوشش دارد که شخص را دچار بحران‌های ذهنی می‌کند و متاسفانه بیشتر مردم زمان زیادی از وقت خویش را در امور مربوط به این مربع سپری می‌کنند.
مربع ۲
برای متخصصان این مربع بهترین جایگاه برای گذراندن وقت است. در این مربع مردم کوشش‌های آگاهانه خود را صرف اهداف مهم کرده و از زمان خویش به خوبی استفاده می‌کنند از این‌رو برنامه ریزی طولانی مدت را مد نظر قرار می‌دهند.
مربع ۳
بسیاری از مردم نیز زمان زیادی از وقت خود را در امور غیر مهم اما فوری می‌گذرانند، چرا که به اشتباه فکر می‌کنند کلیه امور فوری، مهم هستند. برخی از مکالمات تلفنی می‌تواند در این گروه جای گیرد.
مربع ۴
هیچ یک از فعالیت‌های این مربع نه مهم هستند نه فوری، در حالی‌که برخی به آسانی مدت زیادی را به آن‌ها می‌پردازند.
انسان متفکر و اندیشمند، خلاق و نوآور است. او در هر پدیده‌ای چیزی نو می‌یابد؛ دیدی وسیع و ذهنی جستجوگر دارد، کنجکاو است و در جستجوی تازه‌ها و نا یافته‌هایی است که برای بالا بردن کارایی و عملکرد زمان مهم باشند.
نظرات